數據長與數據驅動型組織系列（2/12）
所有企業活動都要靠資料來趨動。
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數據、資料和資訊
數據(Data)和資料(Data)是同義詞，在台灣一般都使用「資料」一詞，大陸則稱為數據。資料和數據雖是同義詞，資料和資訊(Information)卻是完全不一樣的。很多人把資料和資訊混為一談，其實，資料是客觀的存在，是看得到、可加工處理的東西；資訊則是主觀的存在，是一種現象，因人而異，是人在接受資料後在其心中產生的認知(Recognition)的變化。例如，企業的財務報告是資料，會計師看了以後心中會產生資訊，「認知」這個公司的營運狀況，但在醫生心中卻無法產生任何資訊。同樣的，一張X光片，醫生看了後會在心中產生資訊，但給會計師看就無法產生資訊。資料經過處理後還是資料，只是若處理得宜，較容易在特定接受者心中產生資訊。
組織的資訊系統將資料加工處理成較能為使用者帶來資訊的形式，以支援各種企業活動。資訊系統不是產生資訊的系統，而是產生資料讓使用者在心中產生資訊的系統。負責這件事的主管稱為資訊長(CIO)，而數據長(CDO)和資訊長又有什麼差別呢？讓我們先從企業的活動談起。
企業活動
企業活動可分為作業、管理、和決策三者。企業中有執行長(CEO)、作業長(COO)、財務長(CFO)、資訊長(CIO)、…等高階主管(C-Suite Officers)職位，他們的工作就是執行其職務範圍內的管理活動和決策活動，而他們的部屬就是在執行作業活動。這些主管的職務範圍越來越重疊，企業組織也逐漸從階層式轉為矩陣式，對執行長(CEO)和其他主管而言，最重要的工作是協調而不是指揮。這種扁平式組織的企業活動對資訊系統之「彈性」和「整合」能力的要求越來越高，CIO也越來越重要，成為CEO的重要幫手。
企業組織扁平化之後，管理方法也會變成專案式管理。有些行業，例如資料服務業，其產品本來就是專案，其他行業可以用客戶或產品來定義專案。每個專案都有一位專案經理(PM)，專案成員則來自各部門，ERP系統可以產生每個專案的損益表、每個部門的損益表，也可以產生每個專案成員的損益表，有助於扁平式組織的管理。
企業活動不論是作業、管理或決策都需要參考客觀資料而非人為判斷。有資料就要盡量利用資料，無法取得資料時才「不得已」人為判斷。作業面幾乎可以完全參考客觀資料，所以才有所謂標準作業程序(SOP)，而沒有標準決策程序。作業者只要照著SOP做事就會有效率且不會出錯。管理活動大部分也能取得參考資料，決策活動則除了客觀資料外通常還需要加入人為判斷。
由於資訊科技的進步，企業活動不論是作業、管理或決策，能參考的資料越來越完整。例如，以前的出貨作業，需要人工輸入出貨單，現在則是掃條碼或自動感應，速度快、正確性又高。管理方面，以前的管理報表需要人為整理，現在則由ERP系統自動產生並送到主管的手機。決策方面，以前要判斷哪個客戶要加強服務、哪個產品要增加產量、哪個產品要淘汰、…主要靠人的經驗，現在的ERP系統會主動告知。只要資料完整，在問題尚未發生之前，ERP系統就能提醒管理者。
CIO與CDO
組織中的不同層級需要不同的資料，基層主管或一般員工需要的是作業面的資料，中階主管需要的是管理面的資料，高階主管需要的則是決策面的資料。越是基層的主管所需資料越是內部的日常交易資料，越高階的主管所需資料越是彙總的、非例行的、內外部的資料。所以，我們可以概略地說，作業面或管理面的資料由CIO負責，決策面的資料由CDO負責；CIO負責的資料全在組織的ERP系統中，CDO負責的資料除了ERP系統外，尚包括組織外部的資料。
CIO負責的資訊系統功能是重複性的，操作起來必須方便、友善、美觀，可以依照軟體工程的步驟開規格、編寫程式、測試程式、佈署程式。CDO負責的資訊系統功能是非重複性的，很多程式可能只用一次，所以重點是「速度」，必須快速的整合資料，為高階主管產生需要的資訊，且通常由CDO辦公室協助高階主管的秘書或助理寫程式查詢資料(不會更動資料庫)，產生報表直接呈現給高階主管，所以沒有嚴謹的規格、編碼、測試SOP，也不必考慮美觀和操作方便性，重點是要快。CIO負責的系統功能可以事先寫好程式，CDO負責的系統功能則必須臨時、快速的客製程式。
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關於CIO和CDO的定義和比較，2021年11月，我們幾位台大教授和麻省理工學院(MIT)教授出版了一本中文書「數據長與數據驅動型組織」，裡面有更詳盡的說明。
CDO的主要資料來源是CIO所負責維護的資訊系統，故CDO也負有資料品質監控的責任，如同工廠品管單位負責監控生產單位製造出來的產品品質一樣。但資料品質不能頭痛醫頭、腳痛醫腳，所以CDO必須制定資料政策、落實資料治理、以及監控資訊系統的資料品質。
看到這裡，讀者可能會納悶，以上這些CDO的工作CIO不是也可以做嗎？沒錯。CIO也可以提供決策資料給高階主管，只是很多企業的高階主管仍然比較相信自己的直覺，而他們的CIO可能忙於解決作業面和管理面使用者的問題，每天被使用者呼來喚去，也沒時間去思考資料政策、資料治理和資料品質等議題。所以，企業需要CDO來分擔CIO的工作。
順便提一下，有些讀者可能會問，為什麼我把CDO稱為「數據長」而不是「資料長」呢？沒什麼，只是「數據長」聽起來比較偉大，而「資料長」聽起來有點遜而已。
建議企業應該設置CDO職位，或至少把CIO的位階提升到高階主管，讓他們經常和高階主管互動，清楚企業的策略，協助企業達成目標。
企業需要快速因應環境的變化
以前的企業像一部機器，有固定的組成，循固定的程序在運作，有層層的彙報流程。今日的企業面臨劇烈的經營環境變化，以前的管理方式已不再適用，作業面的工作越來越自動化，管理面和決策面的企業活動越來越重要，企業需要的是靈活管理，能隨著環境的變化而快速因應、調整。
資訊系統中的資料越來越多是由感測器自動輸入，如何利用這些資料來協助管理活動和決策活動成為CIO重要的任務。也可以說，CIO的資料處理工作正逐漸由收集和處理轉為分析、短期轉為長期、低階轉為高階，CIO的任務正逐漸轉變成CDO的任務，未來兩者的界限將越來越模糊。例如，ERP中的銷售訂單資料大部分由購物網自動建立，但主管(CEO, CFO, COO,…)需要的不是每一張銷售訂單的明細，而是每週或每年每個客戶的購買行為。所以CIO或CDO就必須在企業資訊系統中維護統計資料以利未來可能需要的分析，不能在高階主管需要時才從最原始的資料開始處理起。
企業資訊系統不只是ERP系統，還有其他周邊系統，如BPM、HRM、CRM、MES、POS、HIS、WMS、…等等。主管隨時可能會想看資訊系統沒有的報表，而這些報表的資料可能來自多個資訊系統。前面談過，企業資訊系統的彈性和整合能力越來越重要，什麼樣的軟體架構才是非常彈性又能整合各種異質系統？答案是服務導向架構(SOA, Service-Oriented Architecture)，本系列文章將會繼續討論SOA，先來談談建築物的結構和外觀。
結構和外觀
建築物必定有其結構(Architecture)，結構設計必須是科學的，有一定的規則，不能違背科學的原理。除了結構設計，建築物也必定有立面設計(Façade Design)，一般人稱為外觀設計。立面設計可以充分發揮創意，打造各種既實用又美觀的建築物。除了外觀，立面設計的意義還包括建築物的節能減碳、隔熱、採光、通風、隔音、舒適、安全、防火、防災等等，總之，就是讓建築物有最佳的使用者體驗(UX, User Experience)。
大家都知道，管理是一門藝術，但它更是一門科學。管理科學(MS, Management Science)源自作業研究(OR, Operations Research)，作業研究又源自應用數學。作業研究在第二次世界大戰發揮了很大的影響力，同盟國(Allies)找來跨領域的科學家，利用簡單的數學模型研究如何有效率的運用有限資源，終於戰勝軸心國。戰後這種技術被廣泛應用在企業中，稱為管理科學。現代的資訊科技進步神速，不只簡單的數學模型，各種先進的大數據分析和人工智慧演算法，都已經應用在烏克蘭戰爭中。未來如果有第三次世界大戰，管理科學的知識和技術也會被大量使用。
企業的經營管理，不論是什麼行業、什麼規模，表面差別很大，但本質卻是一樣的。我們前面提過，企業活動可分為作業、管理、和決策三者，所有企業活動都要靠「資料」來趨動，而資料則需要利用企業資訊系統來收集、處理、分析，才能為企業員工帶來資訊。不論什麼企業都一樣，管理是很科學的東西。
便利商店和製造工廠的銷售活動差很多嗎？存貨生產(MTS, Make-To-Stock)的工廠接到客戶訂單後要開立銷售訂單、確認銷售訂單、開立出貨單、預約倉庫庫存、出貨給客戶、向客戶收款，這些活動會在幾天或幾週內一一完成。便利商店的客戶拿了商品到櫃台結帳，付了錢就走。這兩種管理活動是一樣的嗎？是一樣的。一樣接受訂單，一樣出貨，一樣收款，只不過便利商店的店員是在幾秒內完成所有的活動。
在公園看到有人在跑步，在奧運會賽場也看到有人在跑步，是一樣的活動嗎？是一樣的，一樣的大腦活動、肌肉活動、骨骼活動、神經活動，只差在速度不一樣。
我們花了很多時間研究管理的本質，以科學方法分析企業的基本活動，結果發現總共有一萬多個。我們把每一個基本活動做成一個軟體元件，稱為服務元件(Service Component)，這一萬多個服務元件和積木一樣，可以拆開重組，但也不能隨便亂組，它們之間還是有一定的關係存在，這種關係稱為「鬆散耦合」(Loose Coupling)。這種結構我們稱為服務導向架構(SOA, Service-Oriented Architecture)，和建築物的結構一樣是建立在科學的基礎上。這一萬多個類似積木的元件組成了SOA-ERP系統，是沒有使用者介面(UI, User Interface)的。
當建築物結構體完成的時候，只有樑、柱、樓板、電梯井等等，我們看不出它長什麼樣子，也不能住人。
建築物結構體完成以後就要依據立面設計(Façade Design)進行結構體之外的施工，例如架設玻璃帷幕、玻璃門、玻璃窗、裝設電梯、鋪地磚、安裝衛浴設備、廚具等。
SOA-ERP是一個共用的結構(Architecture)，我們可以在上面發揮創意、以組積木的方式打造各種最佳使用者體驗(UX)的介面(UI)和流程(BP, Business Process)，也就是外觀設計(Façade Design)，來滿足不同行業、不同規模企業的需求。
SOA-ERP系統以企業的基本活動做成服務元件積木。例如，和銷售活動有關的積木包括銷售訂單、出貨單、銷貨憑單、會計傳票工作底稿單、會計傳票等單據。銷貨憑單合併多張出貨單以便月底和客戶對帳，會計傳票工作底稿單依銷貨憑單的內容建立會計分錄，會計傳票合併多張傳票工作底稿單的相同科目分錄以利會計師查帳和報稅。B2B(例如工廠)銷售活動的每一種單據在不同時間點產生，有各自的UI和固定的BP。B2C (例如便利商店)的銷售活動則可將銷售訂單和出貨單組成一塊積木，在門市結帳台執行；再將出貨單、銷貨憑單、傳票工作底稿單組成一塊積木，門市打烊後執行；再將傳票工作底稿單和會計傳票組成一塊積木，月底由總公司會計人員執行。凡走過必留下痕跡，SOA-ERP系統可以向前或向後追蹤所有相關單據，以確保資料品質。所以積木是結構，不同行業不同規模的企業都可共用，而UI和BP是外觀，每個企業都不一樣。正如每個人的外觀不一樣，但解剖開來，人體的結構是一樣的。人體結構雖然一樣，但其記憶(也就是資料)卻各不相同，我們從小受教育無非是要優化我們的資料。健康重要教育也很重要，ERP系統的軟硬體再怎麼先進，裡面的資料品質不佳也是沒有用的。所以，資料是企業最重要的資產。
和建築物不同的是，建築物的結構體不能共用，每棟建築物都有它自己的結構體；但SOA-ERP系統卻是可以複製、共用的結構。各行各業ERP系統的開發商只要開發UI和BP叫用SOA-ERP服務元件，不用管它們的細節，就可以推出自己的行業別ERP產品，並為客戶進行快速客製化，故開發商可以專注於使用者經驗(UX)。開發商在開發行業別ERP系統時，若發現服務元件不夠用，可以要求SOA-ERP系統增加服務元件。
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